加强基层检察诉讼档案管理工作的思考
山阳县人民检察院 杨 钊
检察诉讼档案是检察机关履行法律监督职能、办理各类案件的原始记录，是检察工作的重要组成部分，兼具司法凭证价值、历史研究价值与法治宣传价值，更是维护司法公正、化解涉法涉诉矛盾、开展案件复查、推进检察业务规范化建设的核心载体。基层检察院作为办案主力军，诉讼档案数量庞大、类型繁杂、管理任务繁重，其管理质效直接关系检察权规范运行、司法公信力提升。
一、基层检察诉讼档案管理的核心价值与履职要求
检察诉讼档案涵盖刑事案件、民事检察、行政检察、公益诉讼检察、控告申诉等各类案件的文书材料、证据材料、声像资料、电子数据，贯穿案件受理、审查、办理、办结全流程，是检察机关办案活动的真实再现，具有不可替代的重要作用。
从司法履职维度看，诉讼档案是开展案件质量评查、司法责任追溯、法律监督复核的直接依据，能够完整还原办案流程、规范司法行为，为防范冤假错案、维护当事人合法权益提供坚实凭证；从业务建设维度看，档案数据是分析办案态势、总结办案规律、优化检察履职的重要参考，有助于提升基层检察办案质效、推进检察工作高质量发展；从法治建设维度看，规范的诉讼档案是传承检察历史、开展法治教育、展示司法文明的重要载体，更是筑牢司法公信力、践行法治理念的重要支撑。新时代对基层检察诉讼档案管理提出了更高要求，必须实现档案收集齐全化、整理规范化、保管安全化、利用高效化、数字化全覆盖，切实发挥档案服务办案、服务群众、服务大局的核心作用。
二、基层检察诉讼档案管理工作实践成效
近年来，基层检察院严格落实《人民检察院诉讼档案管理办法》等规定，坚持规范化引领、精细化推进，不断完善管理机制、夯实硬件基础、提升管理水平，诉讼档案管理工作取得阶段性成效。
（一）管理机制逐步健全，责任体系日趋完善
基层检察院建立“党组统一领导、办公室牵头负责、业务部门协同配合、档案员具体落实”的管理体系，明确档案管理岗位职责，将诉讼档案管理纳入检察工作总体部署和绩效考核。制定档案收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等全流程管理制度，细化业务部门立卷归档时限、标准和要求，推行“谁办案、谁立卷、案结卷成”工作机制，推动档案管理与办案工作同部署、同推进、同落实，形成齐抓共管的工作格局。
（二）基础保障持续强化，硬件条件不断改善
按照档案管理安全规范，优化档案库房建设，配备专用档案柜、防盗门窗、消防器材、温湿度调控设备、防虫防霉药剂等基础设施，实现档案库房、阅档室、档案人员办公室“三室分离”，有效防范档案损毁、丢失、泄密等风险。部分基层检察院配备档案管理专用电脑、扫描仪、除湿机等设备，为档案数字化、规范化管理提供硬件支撑，档案保管安全系数显著提升。
（三）立卷归档日趋规范，基础工作扎实推进
严格执行诉讼档案立卷归档标准，规范案卷装订、目录编制、页码编写、封面填写等流程，确保案卷材料齐全、装订整齐、分类清晰。业务部门案件办结后，按时完成案卷整理、初审工作，档案管理部门严格审核把关，对不符合标准的案卷退回整改，合格案卷及时入库保管、登记造册。定期开展档案清理、排查工作，对历年积存档案进行规范整理，实现诉讼档案集中统一管理、有序存放，档案规范化合格率持续提升。
（四）数字化建设稳步推进，利用效率逐步提升
积极推进检察诉讼档案数字化转型，依托检察业务应用系统，开展存量档案扫描录入、增量档案同步数字化处理，建立电子诉讼档案数据库。优化档案查阅利用流程，简化内部借阅、外部查询审批手续，实行纸质档案与电子档案并行利用模式，内部办案查阅、案件评查、律师阅卷、群众查询效率大幅提升。严格落实档案利用保密规定，规范档案借阅、归还、登记流程，严防档案信息泄露，保障档案利用安全有序。
三、基层检察诉讼档案管理存在的问题
当前基层检察诉讼档案管理仍存在诸多薄弱环节，与新时代检察工作高质量发展要求、档案管理规范化数字化标准相比，存在明显差距，制约档案管理质效提升。
（一）思想认识存在偏差，重视程度不够到位
部分基层检察院和业务部门干警存在“重办案、轻档案”的错误认知，认为档案管理是辅助性工作，无关核心业务履职，对档案规范化管理重视不足。部分办案人员立卷归档责任心不强，存在案卷材料收集不全、文书填写不规范、装订不整齐、归档不及时等问题，甚至出现证据材料遗漏、签字手续缺失等情况，影响档案完整性和规范性。档案管理工作未得到足够倾斜，在人员配备、经费保障、资源投入上存在短板。
（二）队伍建设薄弱滞后，专业能力亟待提升
基层检察院普遍存在档案管理人员配备不足的问题，多数为兼职人员，兼顾办公室等多项工作，精力分散，难以全身心投入档案管理。专职档案员专业素养不足，缺乏系统的档案管理专业培训，对档案分类、数字化处理、保密管理、库房维护等专业知识掌握不透彻，应对复杂档案管理、电子档案运维的能力欠缺。业务部门干警缺乏档案立卷规范培训，不熟悉归档标准，导致前期立卷质量不高，增加后续整理整改工作量。
（三）硬件设施存在短板，安全保管存在隐患
部分基层检察院档案库房面积狭小，随着案件数量逐年攀升，库存档案饱和，出现案卷堆放拥挤、分类存放混乱等问题。库房基础设施老化，温湿度调控、防虫防霉、防火防盗、防磁防潮等设备配备不足、维护不及时，难以达到档案保管恒温、恒湿、安全的标准，存在档案霉变、虫蛀、损毁、泄密等安全隐患。部分库房未实现独立封闭，与办公区域混用，档案保管安全性得不到充分保障。
（四）数字化建设推进缓慢，应用质效不高
档案数字化进展不均衡，存量档案扫描录入进度缓慢，部分老旧案卷未完成数字化处理，电子档案数据库不完整。数字化管理水平较低，电子档案录入不规范、扫描不清晰、索引不准确，检索效率低下，难以实现快速查询、精准调取。电子档案与纸质档案管理脱节，未建立同步更新、双向核对机制，存在电子档案与纸质档案内容不一致的问题。档案数字化管理系统功能单一，缺乏数据备份、安全防护、权限管控等功能，电子档案泄密、丢失风险较高。
（五）制度执行不够严格，利用管理不够规范
尽管制定了档案管理制度，但在实际执行中存在宽松软现象，借阅审批、登记、归还、保密等制度流于形式。部分内部干警借阅档案不履行审批手续、逾期不归还等问题。档案销毁、移交、鉴定工作不规范，未按规定开展档案鉴定销毁，积存大量过期档案，占用库房资源；档案移交衔接不畅，存在档案流失风险。
四、提升基层检察诉讼档案管理质效的对策建议
针对存在的问题，基层检察院要坚持问题导向、目标导向、结果导向相统一，补齐短板、强化弱项、健全机制、规范运行，推动诉讼档案管理迈向规范化、数字化、科学化新阶段。
（一）提高政治站位，压实档案管理责任
一是强化思想引领，破除“重办案、轻档案”的误区，将诉讼档案管理纳入党组重要议事日程，深刻认识档案管理对司法公正、检察履职的重要意义，树立“办案与归档并重、规范与安全并行”的理念。二是压实层级责任，明确分管领导、办公室、业务部门、档案员的岗位职责，细化立卷、归档、保管、利用各环节责任清单，形成层层抓落实的工作格局。三是强化考核倒逼，将档案归档及时性、立卷规范性、管理安全性纳入业务部门和干警绩效考核，加大分值权重，奖优罚劣，提升全员档案管理意识。
（二）建强专业队伍，提升档案管理能力
一是配齐配强力量，优先配备专职档案管理人员，保障专职专岗、专人专责，缓解兼职人员精力分散的问题；根据档案数量和管理任务，合理补充辅助管理人员。二是强化专业培训，定期组织档案员参加上级检察机关和档案管理部门组织的专业培训，重点学习档案规范、数字化技术、保密安全、库房管理等知识；开展业务部门干警立卷规范专题培训，手把手教学归档标准、装订要求，提升前期立卷质量。三是建立交流机制，加强与先进基层检察院档案管理部门交流学习，借鉴成熟经验，提升档案管理专业化水平。
（三）夯实硬件基础，筑牢档案安全防线
一是优化库房建设，争取经费支持，扩建独立专用档案库房，实现“三室分离”，按照档案数量合理规划存放区域，分类有序存放案卷，杜绝拥挤堆放。二是完善设施配备，配齐防火、防盗、防潮、防虫、防磁、温湿度调控等安全设备，定期检修维护、更换耗材，确保库房环境符合档案保管标准；安装监控、报警装置，实现库房全天候监管，严防档案损毁、丢失、泄密。三是规范库房管理，建立库房巡查、温湿度监测、安全排查台账，定期开展隐患排查整改，守住档案安全底线。
（四）加快数字化转型，提升档案利用效能
一是全速推进数字化，制定存量档案数字化扫描计划，明确时限、倒排工期，全面完成老旧案卷扫描录入；严格落实增量档案同步数字化要求，实现电子档案与纸质档案同步生成、同步归档。二是规范电子档案管理，统一扫描分辨率、索引标准、录入格式，建立完善电子档案数据库，实现精准检索、快速调取；建立电子档案备份机制，定期进行本地和云端备份，严防数据丢失。三是优化利用服务，依托电子档案平台，推行线上阅卷、远程查询服务，简化借阅流程，为内部办案、律师阅卷提供高效便捷服务；严格电子档案权限管控，严防信息泄露。
（五）严抓制度执行，规范全流程管理
一是健全制度体系，结合基层检察工作实际，修订完善档案收集、整理、归档、保管、借阅、移交、销毁、保密等全流程制度，细化操作标准，做到有章可循。二是强化制度执行，严格落实借阅审批、登记、归还、保密制度，规范外部查询流程，全程留痕、闭环管理；定期开展档案制度执行督查，对违规行为严肃追责问责。三是规范档案处置，定期开展档案鉴定工作，按规定销毁过期无保存价值的档案，规范移交长期保存档案，盘活库房资源，推动档案管理长效化、规范化。
检察诉讼档案管理是基层检察工作不可或缺的基础性工作，事关司法公正、事关办案质效、事关检察公信力。新时代新征程，基层检察院要以高度的政治责任感和使命感，正视短板、狠抓落实，以健全的机制、专业的队伍、完善的设施、规范的管理，推动诉讼档案管理提质增效，让档案更好服务检察办案、服务人民群众、服务法治建设，为基层检察工作高质量发展提供坚实支撑。
